Es ist zum Verzweifeln: der Schreibtisch biegt sich vor Arbeit, ständig kommen neue Projekte und Aufgaben hinzu und das letzte Mal, dass man an einem Arbeitstag mit allem fertig geworden ist, liegt in der fernen Vergangenheit.

Unser aller Aufgabenliste ähnelt dabei einem Dachboden. Mehr und mehr wird eingeräumt, ohne dass jemals ausgemistet wird. Wenn wir selbst oder unsere Mitarbeiter also wieder einmal über zu viel Arbeit klagen, ist es Zeit für den Frühjahrsputz. Hier sind ein paar grundlegende Tipps dazu, wie man seine Aufgabenliste effektiv ausmisten kann.

Wer profitiert von unserer Arbeit?

Die Frage mag überraschen, ist aber sehr wichtig. Die offensichtliche Antwort ist, dass der Arbeitgeber von unserer Arbeit profitieren sollte. Das tut er immer dann, wenn unsere Arbeit bestehende Prozesse am Leben erhält oder wir aber innovativ neue Dinge entwickeln. Wenn aber nur unser Arbeitgeber von unserer Arbeit profitiert, was haben wir dann davon?
Neben unserem Verdienst sollte uns unsere Arbeit auch Zufriedenheit und Anerkennung bringen. Anerkennung oder Reputation erhalten wir dann, wenn gute Arbeit von anderen wahrgenommen und gewürdigt wird. Unsere Arbeit steigert unsere Zufriedenheit, nämlich dann, wenn wir in einer Sache wirklich gut sind und uns die Erfüllung einer Aufgabe Spaß macht.

Die experience5 Task-Benefit-Matrix

Wenn eine Aufgabe also entweder uns oder unseren Arbeitgeber nützt, ergibt sich die unten stehende 2×2-Matrix:

Sei ein Supermann

Am wohlsten fühlen wir uns im Supermann Quadranten oben rechts. Hier nützt unsere Arbeit gleichermaßen unserem Arbeitgeber wie uns selbst. Hier leisten wir einen echten Beitrag zum Unternehmenserfolg und haben auch noch Spaß dabei! Nach einem Arbeitstag in diesem Quadranten kommen wir zufrieden und voller Energie nachhause und sind stolz auf das Erreichte.

Sei kein Sklave

Einige Arbeitgeber haben auch nichts gegen den Quadranten oben links einzuwenden: auch hier profitieren sie uneingeschränkt von unserer Arbeit. Wir selbst ziehen hier aber den Kürzeren. Arbeit in diesem Quadranten dörrt uns aus, frisst Energie und bietet kaum Anreize. Nach einem Arbeitstag hier sind wir bestenfalls zufrieden damit, dass wir heute etwas für die Firma geleistet haben. Dennoch sind wir in erster Linie müde, frustriert und ausgelaugt … und damit bestimmt keine angenehme Gesellschaft mehr für die Aktivitäten des Feierabends.
Sie sehen schon: Aufgaben, die in erster Linie dem Arbeitgeber, nicht aber Ihnen selbst nutzen, sollten von ihrer Aufgabenliste verschwinden. Sie erreichen dies, indem sie solche Aufgaben delegieren. Meist finden sich Mitarbeiter, die diese Aufgaben ohnehin viel lieber erledigen und sogar besser als wir selbst dafür geeignet sind. Ich war in meiner Laufbahn schon oft darüber überrascht, mit welcher Begeisterung Mitarbeiter und Kollegen Jobs übernommen haben, die ich mich kaum zu delegieren getraut habe, weil ich sie für so unattraktiv hielt. Eine alternative Möglichkeit ist es, solche Aufgaben an externe Dienstleister auszulagern.

Das Büro ist kein Spielplatz

Im unteren rechten Quadranten finden wir Aufgaben, die uns zwar viel Spaß machen, unserem Arbeitgeber allerdings kaum nutzen. Hier finden sich zum Beispiel unsere Lieblingstätigkeiten, Dinge die wir gut und gerne tun, aber die vielleicht unserem heutigen Niveau nicht mehr entsprechen. Ich liebe es zum Beispiel, Excel Tabellen aufwändig mit Farben zu formatieren, damit sie auch etwas hermachen. Ich darf gar nicht daran denken, wie viel die eine oder andere wunderschöne Tabelle meinen Arbeitgeber letztendlich gekostet hat.
Trennen Sie sich von diesen Tätigkeiten und delegieren Sie sie an ihr Team. Solche Arbeit nützt Ihrem Arbeitgeber, sie sind aber definitiv der falsche, sie auszuführen.
Wenn besagte Lieblingstätigkeit Ihrem Arbeitgeber in gar keiner Weise nützt, ist es ein Hobby. Dann frönen Sie ihm bitte zuhause.

Schluss mit der Zeitverschwendung

Der Quadrant unten links ist das schwarze Loch der Zeitverschwendung. Die Tätigkeiten hier nützen weder Ihrem Arbeitgeber noch Ihnen selbst. Ausufernde Bürokratie, veraltete und ineffiziente Prozesse und das private Surfen im Internet über kurze persönliche Pausen hinaus gehören in diesen Quadranten. Studien schätzen, dass zwischen 5% und 10 % unserer Arbeitszeit in diesem Quadranten verloren gehen.
Identifizieren und eliminieren Sie die Tätigkeiten, die ihre Zeit verschwenden. So schaffen Sie Zeit für das, was Ihnen wirklich nützt.

Nun da wir Ihre Arbeitsliste ausgemistet haben, achten Sie darauf, dass sie nicht wieder zumüllt. Blockieren Sie sich in regelmäßigen Abständen etwas Zeit in Ihrem Kalender und wiederholen Sie diesen Frühjahrsputz, damit Ihre Aufgabenliste aus Tätigkeiten besteht, die Sie sich darauf wünschen und es Ihnen erlauben, Ihr Bestes zum Unternehmenserfolg beizusteuern.

Führen Sie dieses Aufräumen auch regelmäßig in Ihrem Team durch, damit sich nicht immer mehr Tätigkeiten anhäufen und die Arbeitsbelastung Ihres Bereichs ins Unermessliche steigt.